Переезд компании в новый офис: организация процесса

Переезд компании требует слаженных действий, организованности, согласованности. Одна из приоритетных целей – не просто перезапустить бизнес на новом месте, но и не допустить потери клиентов.

О том, как правильно организовать процесс, и насколько важна логистика в рамках подобных мероприятий, знают в Dellog. Компания является профильной уже более 15 лет на рынке: осуществляет погрузо-разгрузочные работы в Москве и области, выполняет любые типы транспортировки, включая работу с тяжелым оборудованием, гарантирует высококвалифицированную помощь и материальную ответственность.

Бизнес на новом месте

Передислокация является важным решением, которое может иметь далеко идущие последствия как для бизнеса, так и для его сотрудников. Хотя процесс принято считать сложным и в некотором роде даже стрессовым, обоснование на новом месте подразумевает множество преимуществ, включая:

• Снижение затрат.
Арендная плата и другие операционные расходы могут значительно различаться в зависимости от местоположения. Переезд в более доступный район снижает общие затраты и повышает прибыльность.

• Доступные кадры.
Расположение в районе с крупным и квалифицированным рынком труда предоставляет доступ к большему количеству потенциальных сотрудников.

• Улучшение инфраструктуры.
Подразумевается улучшенный доступ к транспорту, коммунальным услугам и другим важным удобствам. Растет эффективность и производительность бизнеса.

• Рост имиджа.
Расположение в престижном районе благотворно сказывается на имидже и делает организацию привлекательной для клиентов, партнеров и инвесторов.

Смена района потенциально предопределяет доступ к новым рынкам сбыта и расширяет возможности для дальнейшего роста.

Причины для переезда

Наиболее распространенной причиной для смены места работы фирмы является нехватка пространства. Беспорядок, перегруженные столы и ощущение тесноты отрицательно сказываются на производительности сотрудников. Переезд в новый офис с более просторными помещениями создает комфортные условия для работы и повышает продуктивность.

Сегодня все больше трудовых коллективов практикуют удаленный формат занятости. На фоне такой тенденции некоторые предприятия, наоборот, стремятся сократить офисное пространство.

Местоположение имеет большое значение для компании. Для некоторых критически важно быть ближе к основным центрам деловой активности или кластерам промышленности ради укрепления деловых связей и улучшения взаимодействия с партнерами, а также с целью привлечения новой аудитории клиентов. Смена локации обуславливается и потребностями сотрудников в связи с личными обстоятельствами, например, при желании располагаться ближе к месту проживания или лучшей транспортной доступности.

С клиентами проводятся переговоры, встречи. Как правило, сделки заключаются в офисе. Устаревшая система коммуникации отражается на общем впечатлении клиентов и влияет на успешность проводимых сборов. Перемещение бизнеса иногда необходимо для размещения оборудования (например, в случае расширения производства) и организации рабочего пространства в соответствии с актуальными нуждами.

Переезд компании в новый офис: как правильно переехать

Организация делового пространства требует определенных шагов:

1. Создается план переезда.
Необходимо разработать план действий, указав основные шаги, сроки и ответственные лица. Рассчитываются ресурсы.

2. Поиск подходящего помещения.
Планируемое помещение выбирается исходя из ключевых задач и нужд коллектива, с учетом особенностей инфраструктуры, окрестности, доступности общественного транспорта, наличия парковки.

3. Поиск исполнителя.
Ответственное лицо в виде компании, которая будет заниматься аспектами переезда, поможет с упаковкой и транспортировкой оборудования, мебели и документов. Помощь профессионалов экономит время и гарантирует безопасность вещей.

4. Оповещение сотрудников и клиентов.
С этой целью готовятся информационные письма, проводится собрание, чтобы подробно рассказать о планах и ответить на вопросы. Важно донести информацию до клиентов и партнеров.

Когда необходимые подготовительные работы выполнены, остается организовать работу таким образом, чтобы минимизировать простои и прерывания в рабочих процессах. Перед переездом обозначаются места для каждого сотрудника и оборудования.